建設会社で独立する?社長の経費処理と銀行手続きは面倒くさい?起業する前に知るべきポイント

サラリーマンでも会社の社長でも経費の処理は面倒ですよね。

私は、派手な遊びや良い生活などはせずに普通にやってきたましたが、知らないのが失敗になりましたが、今回はお金(経費)についてまとめてみました。

ちなみに、プロフィールには書いていませんが実際に私は一度起業してサラリーマンに戻って今を生きてます。

経費処理重要性と最初につまずくこと

会社を始めると、一番最初につまずく事は銀行での入金振込処理です。

なんで?つまづくの?

今までの人生の中でサラリーマンをやっていると家賃の振り込みや駐車場代の振り込みや生活の中で、必要最低限な振り込みしか普通はやりませんよね。

普通の人は月10件、20件の振り込みなんてしません。

ネットバンキングでも簡単に振り込みできますが、会社を設立すると従業員や取引先(外注)などに、当然振り込みをしますが、最初は口座開設に時間かかる為にネットバンキングも使えません。

振り込みが意外と慣れてないと、間違ったり書き方がわからなかったりとか単純なことで最初つまずきます。

書き方がわからない。

まさかと思いますが、、

一般的な振込依頼書の書き方とは

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吉備信用金庫の振り込み依頼書の記載があったのでこちらで説明してみます。

自分の名前を書いて相手の名前を書く、振り込みたい金額を書きます。

これは個人でもやっていますよね。

慣れれば早いですが、最初はなかなか面倒臭いです。

入金先が10件とかになってくると、自分の名前(会社名)何回も書かないとなりません。

経費の処理をするときに、どこに入金したかとか振込明細の控えを何枚も確認しますが、なんでか知りませんが調べたいときに限り紛失したり、見当たらない場合が本当にあるんです。

だからと言って1件ごとの振込は大変です。

名前をいっぱい書くので、法人のゴム印は必ず作っておく必要があります。

セパレート式のゴム印が一番いいです。

振込み用紙書くのが面倒

ただ、銀行や信用金庫にはこういうものがあるも教えてくれません。

実際に私も信用金庫を使っているときには、こちらで振り込みをしていました。

便利

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自分の名前を1番上に書いて、振込みたい人4名(4社)まで複数で振り込み依頼先の記載ができます。

つまり、紙が減らせるって事です。処理が早くなります。また紙の紛失も減らせます。

A4なんでファイリグしやすい。アナログと言われそうですが、こんな意味があります。

インターネットバンキングでいいでは?

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私は、インターネットバンキングでもいいかなと思ってたんですが最初はインターネットバンキングを使っていました。

当然ながら手数料も安くなりますが、銀行に行く機会が減ります。= 銀行との会話がなくなります。

何でも信用関係です。サラリーマンにはわからないとは思いますが、やはり日常の会話で自分を覚えてもらうのが1番いいですよね。

まず、私の失敗は、複数に振り込める用紙を知らなかった。信用金庫や銀行では毎月同じ振込先がある場合には振込先を登録してくれるサービスもあります

当然ながら口座番号1つ間違うだけで入金にはなりません。支店名1つ間違うだけでも支払いが遅れます。

訂正の場合にはお金がかかります。

経理処理で必要な事最低限の知識

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事務や簿記をやったことないサラリーマンがいきなり、会社やると何がなんだかわからないです。

どの勘定がどれに当てはまり、支払いがどの項目になるのかもわからない、調べればわかりますけど独立して、この内容でもつまづく原因になります

だって放置しても、サラリーマンと違って怒られないんです。

Excelや会計ソフトを使っても最初は仕分け処理に手こずることがあります。

結果、後から入力?一か月溜めてワケワカメです。

実際、私も溜めて夜中1人でコツコツと仕分け処理して税理士に提出するための仕分け処理を行うこともありました。最初から入力する癖をつけることが必要です。

会社には4つのお金があります。今回は経費についてまとめてみたいと思います。

  1. 資産:現金、預金、売掛金
  2. 負債:借入金、未払金、預り金
  3. 資本:元入金(資本金)
  4. 費用:経費(消耗品、通信費、水道光熱費、地代家賃など)

会社ですから、資産は多いほうがいいですよね。現金は貯金が多くて負債がないことが1番ですよね。

この経費が毎月いろいろかかってきます。固定費を減らすことが会社にもたくさんのお金が残るポイントになりますが、あくまで理想です。

実際の経費の領収書はこんな感じ

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本音

金がないときは、従業員の立替金払いたくない

1ヶ月で社員の領収書から地震の領収書等をA4の用紙に貼り付けて提出してもらったり、ホッチキスで止めたものを提出してもらったりしたり会社によって仕分けが違うと思います。

更に細かく仕分け勘定ごとに分けて行く前はこんな束になります。

経費仕分け内訳として
  • 仕入:商品や材料の仕入代金や購入費用
  • 給与:従業員へ支払する給与の費用
  • 福利厚生費:社員を焼肉に連れて行ったり、事務所で社員用のドリンク等の福利厚生費
  • 外注費:外部に仕事を発注した際にかかった費用、ココナラやランサーズ等の委託した費用
  • 旅費交通費:通勤や移動にかかる交通費や出張費通勤巡回等の車のガソリン代
  • 通信費:切手やインターネット、携帯電話など
  • 荷造運賃:宅急便や配送費用
  • 水道光熱費:水道、電気、ガス代
  • 広告宣伝費:チラシの印刷代やホームページ
  • 会議費:打ち合わせ等の1万以下程度の費用
  • 交際費:1万以上の接待や交際費、飲食代等やお土産や冠婚葬祭の費用
  • 消耗品費:オフィス用の家具、文房具などの10万円未満備品関係等の費用
  • 新聞図書費:新聞や雑誌、仕事の資料代
  • 払込手数料:銀行に支払う手数料とか振込手数料
  • 支払報酬:税理士や社労士に支払う費用(顧問)
  • リース料:機材などのリース料金、購入せずにリースする複合機等の費用
  • 地代家賃:事務所家賃とか駐車場代
  • 保険料:事務所の火災保険料、
  • 修繕費:パソコン修理代や自動車修理費用
  • 諸会費:商工会議所等に毎月支払う会費とか
  • 研修費:セミナーや講習会の費用
  • 租税公課:収入印紙代、事業税、仕事で使用した分の自動車分などですが、所得税や住民税はこれに含まれません。
  • 支払利息:借入金にかかる利息などです。
  • 雑費:どの項目にも該当しないと判断された費用

と実際には、領収書や支払いを終わった後に項目に分けて経費処理をしていかなければならないのが事業主の役割です。

社長は派手に領収書を使っていたり、経費に何でも出来ると勝手なイメージがあり確かに経費に入れられるけど、仕分けが大変です。

サラリーマンに戻って思うこと

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サラリーマンに戻って思うこと

会社を立ち上げる前までのサラリーマン時代は交通費の立替や駐車料金立替等は、別に1ヵ月ぐらいいいだろうって言うことで、申請遅れて提出したりして総務の方から怒られていました。

サラリーマンて言うのは、経費の立替処理はしますが、期日には自分が入金処理や月次処理するわけではないので意識はないのが当たり前です。

実際に管理監督者の課長でも部長でも遅れることがあります。

A4の紙にレシートを貼る時も日時がバラバラに貼り付けたり、レシートをまっすぐ貼らない人斜めに貼ったりしたり人もいます。ルール守れ!

オンラインが進んでいると言っても経費処理は会社によって紙でやる方が効率的な部分もあります。

相手が処理をするんですから、わかりやすく見やすい状態で毎月の月次の締めに間に合わせないとならない。

サラリーマンは立替処理をする場合には少し相手の人(総務や事務)が処理しやすいようにしてあげることが必要です。

アホな承認者上司は訴えられて消えろ

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ただ、アホな上司がたくさんいます。1次承認をする人、2次承認をする人は領収書の内容、例えば車の駐車時間などをチェックしている人もいます。

確かに、コインパーキングで寝ている人とかいるかも知れませんが、その立替金を阿呆な承認者が1ヵ月でも遅れると払わないぞ!って恫喝する人もいます。

そんなことしたらアンタもサラリーマンなんだから訴えられたら終わりですよ。あんたは承認者であって経営者ではないんですから

あまり縛りや書き方を細くするとサラリーマンの平社員は立替金を出したくなくなり、隠す傾向があります。

そうなると会社は、社員に対して未払い金が発生して退職の際に未払いがあると言うことになりかねないです。

重要なのは承認者はスムーズに速やかに立替金を総務等に回して処理を円滑にすることです。

つまり、出させるための仕組み作りをするのが承認者です。

立替金は1ヵ月遅れたことに対しての叱責ではなくて出させるまとめやすくする方法を考えてあげるのが承認者です。

長くなりましたが最後まで読んでいただいてありがとうございます。